FAQ zur eRechnung und dem Buchhaltungsprogramm fynbird

1. Was ist eine eRechnung?

Eine eRechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dabei wird das Dokument in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele für solche Formate sind die XRechnung oder ZUGFeRD. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen enthält die eRechnung maschinenlesbare Daten, die den Buchhaltungsprozess vereinfachen.

2. Welche Vorteile bietet die eRechnung?

Die eRechnung bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren manuellen Aufwand.

• Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Portokosten.

• Schnellere Verarbeitung: Die Rechnungen können direkt in das Buchhaltungssystem importiert und verarbeitet werden.

• Geringere Fehleranfälligkeit: Durch die automatisierte Datenerfassung werden manuelle Eingabefehler minimiert.

• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: eRechnungen erfüllen die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung.

4. Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch von Rechnungsdaten mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die Nutzung eines einheitlichen eRechnungsstandards innerhalb der EU vorschreibt.

4. Was ist ZUGFeRD und wie unterscheidet es sich von anderen Formaten?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Format für eRechnungen, das PDF-Dokumente mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Es erlaubt die einfache Nutzung von eRechnungen sowohl für Menschen (lesbare PDF-Darstellung) als auch für Maschinen (strukturierte XML-Daten). ZUGFeRD ist besonders in Deutschland weit verbreitet und wird von vielen Behörden und Unternehmen unterstützt.

5. Wie sieht der Zeitplan der Einführung sowie die zuletzt verabschiedeten Übergangsregelungen aus?

Kürzlich hat der Bundesrat Übergangsregelungen zur eRechnung verabschiedet, die bestimmte Fristen und Anforderungen betreffen, um den Übergang zur verpflichtenden Nutzung der eRechnung in Deutschland zu erleichtern. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, Unternehmen ausreichend Zeit und Flexibilität zu geben, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Wichtige Übergangsregelungen zur eRechnung:

1. Verlängerung der Fristen für Unternehmen:

• Einige Fristen zur verpflichtenden Einführung der eRechnung wurden bis Ende 2026 verlängert. Dies betrifft vor allem kleinere und mittlere Unternehmen mit weniger als 800.000,-€ Umsatz, die zusätzliche Zeit benötigen, um ihre IT-Systeme anzupassen und den elektronischen Rechnungsaustausch zu integrieren.

1. Flexibilisierung bei der Wahl des eRechnungsformats:

• Unternehmen haben in der Übergangszeit mehr Flexibilität bei der Auswahl des eRechnungsformats. Zwar ist das Format XRechnung der bevorzugte Standard, jedoch dürfen Unternehmen in der Übergangsphase auch PDF nutzen.

1. Schulungs- und Informationsangebote:

• Im Rahmen der Übergangsregelungen wurden auch verstärkte Schulungs- und Informationsangebote angekündigt. Diese sollen Unternehmen helfen, sich mit den neuen Prozessen vertraut zu machen und die technischen Anforderungen besser zu verstehen.

Hintergrund der Übergangsregelungen

Die Übergangsregelungen wurden beschlossen, um Unternehmen zu unterstützen, die mit der Umstellung auf eRechnungen technische oder organisatorische Herausforderungen haben. Dies ist insbesondere wichtig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und gleichzeitig die Digitalisierungsziele der Bundesregierung zu erreichen. Die Regelungen sollen sicherstellen, dass keine Wettbewerbsnachteile für kleinere Unternehmen entstehen und dass die Digitalisierung im Bereich Rechnungswesen in Deutschland planmäßig voranschreiten kann.

Es ist zu erwarten, dass es in den nächsten Jahren weiterhin Anpassungen und Optimierungen an den Übergangsregelungen geben wird, da sich die Erfahrungen aus der Praxis und der technologische Fortschritt weiterentwickeln.

6. Wie kann ich eine eRechnung mit fynbird erstellen?

Um eine eRechnung mit fynbird zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Neues Dokument erstellen: Erstellen Sie eine neue Rechnung im Programm.

1. Format wählen: Wählen Sie das gewünschte eRechnungsformat (z.B. ZUGFeRD).

1. Daten eingeben: Fügen Sie die erforderlichen Rechnungsdaten hinzu.

1. Rechnung exportieren: Exportieren Sie die Rechnung im eRechnungsformat und senden Sie sie direkt an den Empfänger.

7. Welche Formate für eRechnungen unterstützt fynbird?

fynbird unterstützt die XRechnung**: Ein reines XML-Format, das mittels frei verfügbarer Anzeige-Programme (Viewer) in ein für den Anwender lesbares Format transformiert werden kann.

8. Wie sicher ist der Austausch von eRechnungen mit fynbird?

Der Austausch von eRechnungen über fynbird ist sicher. Die Software verwendet verschlüsselte Übertragungsprotokolle und gewährleistet die Integrität der Daten. Zudem wird die eRechnung in einem formatgerechten Standard erstellt, der die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen sicherstellt.

9. Was muss ich bei der Archivierung von eRechnungen beachten?

Bei der Archivierung von eRechnungen gibt es einige wichtige Punkte zu beachten:

• Aufbewahrungsfrist: In Deutschland müssen eRechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

• Unveränderbarkeit: eRechnungen dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert werden.

• Lesbarkeit: Es muss sichergestellt sein, dass die eRechnungen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben.

• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu archivierten eRechnungen haben.

10. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um eRechnungen zu versenden?

Um eRechnungen zu versenden, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Buchhaltungssoftware: Eine Software wie fynbird, die die Erstellung und Verarbeitung von eRechnungen unterstützt.

• E-Mail oder EDI-System: Ein elektronisches Kommunikationsmittel, um die Rechnungen zu versenden.

• Gesetzliche Anforderungen: Die Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (z.B. korrekte Angaben zu Lieferdatum, Steuernummer, etc.).

11. Gibt es eine Möglichkeit, manuell erstellte Rechnungen in eRechnungen umzuwandeln?

Ja, mit fynbird ist es möglich, manuell erstellte Rechnungen in das eRechnungsformat zu konvertieren. Das Programm bietet eine Scan- und Konvertierungsfunktion, mit der Papier- oder PDF-Rechnungen in strukturierte eRechnungsformate überführt werden können.

12. Wie kann ich eRechnungen aus anderen Systemen in fynbird importieren?

fynbird ermöglicht den Import von eRechnungen aus anderen Buchhaltungssystemen. Nutzen Sie dazu die Importfunktion des Programms und wählen Sie das gewünschte eRechnungsformat. Die Daten werden automatisch verarbeitet und in das Buchhaltungssystem integriert.

13. Was sollte ich tun, wenn eine eRechnung fehlerhaft ist?

Falls eine eRechnung fehlerhaft ist, können Sie diese in fynbird korrigieren:

1. Fehler identifizieren: Überprüfen Sie, welche Daten in der eRechnung fehlerhaft sind.

1. Bearbeitung: Korrigieren Sie die Daten im System.

1. Neue Version: Erstellen Sie eine korrigierte Version der eRechnung und markieren Sie diese entsprechend als Korrektur.

1. Versand: Senden Sie die korrigierte Rechnung erneut an den Empfänger.

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