Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung, eingeführt. Diese E-Rechnungs-Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern abwickeln, aber auch viele andere Betriebe werden sich mit dem Thema auseinandersetzen müssen.
Die Einführung der E-Rechnung folgt der europäischen Norm EN 16931 und dem Ziel, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, die Transparenz zu erhöhen und gleichzeitig den CO2-Fußabdruck zu verringern.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Welche Änderungen kommen auf Sie zu?
Und wie können Sie sich darauf vorbereiten?
Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Sie ist maschinenlesbar, was bedeutet, dass sie direkt von einem Computerprogramm verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einem PDF oder einer Rechnung in Papierform enthält die E-Rechnung Datensätze, die speziell darauf ausgelegt sind, ohne manuelle Eingriffe ausgelesen und verarbeitet zu werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und steigert die Effizienz.
Ab 2025 müssen Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zusammenarbeiten, E-Rechnungen gemäß der EN 16931-Norm erstellen und übermitteln. Diese Norm legt fest, wie die E-Rechnung strukturiert sein muss, damit sie einheitlich und rechtskonform ist. Unternehmen, die diesen Anforderungen nicht nachkommen, riskieren, dass ihre Rechnungen nicht akzeptiert und Zahlungen zurückgehalten werden.
Auch wenn die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst mit Aufwand verbunden sein mag, bieten sich Unternehmen erhebliche Vorteile. Ein besonders herausragender Aspekt ist die Automatisierung: Durch die digitale Verarbeitung können Rechnungen automatisch geprüft und direkt in die Buchhaltung integriert werden. So werden manuelle Dateneingaben minimiert, und der gesamte Rechnungsworkflow wird effizienter gestaltet. Dies bedeutet auch, dass Bearbeitungszeiten verkürzt werden und Skonto-Fristen leichter eingehalten werden können – ein klarer finanzieller Vorteil für Unternehmen.
Darüber hinaus trägt die E-Rechnung zur Verbesserung der Datenqualität bei. Automatisierte Systeme erkennen und vermeiden Tipp- und Übertragungsfehler, was die Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit aller finanziellen Transaktionen erhöht. Zudem eröffnen sich durch die Digitalisierung neue Möglichkeiten im Bereich der Datenanalyse: Unternehmen können wertvolle Einblicke in ihren Cashflow gewinnen und auf dieser Basis strategische Entscheidungen fundierter treffen.
Die Implementierung eines E-Rechnungsprozesses ist mehr als eine technische Anpassung. Sie erfordert ein durchdachtes Change-Management. Unternehmen müssen sowohl ihre internen Abläufe als auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern überprüfen. Auch die IT-Sicherheit spielt eine entscheidende Rolle: Der Schutz sensibler Finanzdaten muss oberste Priorität haben.
Darüber hinaus wird erwartet, dass die E-Rechnung auch für den B2B-Bereich eine immer größere Rolle spielen wird. Es ist daher sinnvoll, sich schon jetzt mit den entsprechenden Lösungen und Prozessen vertraut zu machen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten:
Es gibt schon heute Möglichkeiten, sich auf die E-Rechnung vorzubereiten und die Umstellung zu vereinfachen.
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fynbird ist unser Finanztool für digitales Rechnungs-, Forderungs- & Liquiditätsmanagement und hilft Ihnen außerdem bereits heute schon alle Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen. fynbird unterstützt Unternehmen bei der vorberietenden Buchhaltung und ermöglicht es E-Rechnungen direkt im System zu empfangen und zu versenden. Wer auf ein solches Tool setzt, kann den Übergang zur E-Rechnung problemlos gestalten und gleichzeitig von einer effizienteren Buchhaltung profitieren.
Neben der Umstellung auf die E-Rechnung bietet fynbird auch Vorteile für die allgemeine Buchhaltung: Von der automatisierten Verarbeitung von Belegen bis hin zum intuitiven Freigabeprozess. Die Integration in bestehende Finanzsysteme sorgt dafür, dass alle relevanten Daten automatisch übernommen und in das gewünschte Format gebracht werden. Damit wird nicht nur die E-Rechnungspflicht ab 2025 erfüllt, sondern die Effizienz der gesamten Buchhaltung gesteigert.
Die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen für Unternehmen. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools, wie zum Beispiel fynbird , können Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen. Wer vernetzt und seine Buchhaltungsprozesse automatisiert, wird nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, sondern langfristig Zeit und Kosten sparen.
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