Unter dem Akronym “VAT in the Digital Age” (ViDA) hat die Europäische Kommission den Mitgliedsländern im Jahr 2022 Vorschläge zur Regelung digitaler Meldepflichten und einer eRechnung vorgelegt. Zentraler Bestandteil eines künftigen Meldesystems für die Umsatzsteuer ist eine in einem standardisierten Datensatz strukturierte Rechnung, die zunächst nur an den Leistungsempfänger, ab 2028 aber auch an die Finanzverwaltung übermittelt werden muss.
Die Kommission hat dazu die Mitgliedstaaten verpflichtet, elektronische Rechnungen zukünftig in einem einheitlichen Format (DIN EN 16931), auch XRechnung auszustellen.
Der Bundestag und der Deutsche Bundesrat haben der Einführung der eRechnung in Deutschland zum 1. Januar 2025 als ein Element im sog. Wachstumschancengesetz am 22. März 2024 zugestimmt.
Aus dieser kurzfristigen Umsetzungsverpflichtung haben sich bei den Unternehmen in Deutschland zentrale Bedenken ergeben. Die wichtigsten Sorgen und Ängste umfassen Technische- und Datensicherheits-Bedenken, insbesondere aber auch die Fristen einer rechtzeitigen Umstellung.
In diesem Klima der Unsicherheit erhalten Sie hier eine wichtige Orientierungshilfe.
Marginalie – Kurz & knapp
Neue Regelung Teil des Wachstumschancengesetzes aus 2024:
Verpflichtende Einführung zum 1. Januar 2025
Zugelassenes Format ist die XRechnung und eine spezielle Variante von ZUGFeRD
In unserer global vernetzten Wirtschaft streben auch die Steuerverwaltungen nach Transparenz und setzen dazu technologische Hilfsmittel ein, die den Umsatzsteuermeldeprozess automatisieren und Umsatzsteuerausfälle verhindern sollen. Dieses Vorhaben wird derzeit abgekürzt unter dem Begriff eRechnung.
Die Entwicklung der von den Steuerverwaltungen eingesetzten Technologien ist in Bezug auf die Umsatzsteuer bahnbrechend. Dies hat auch in Italien die erfolgreiche Anwendung der eRechnung mit einem zentralen Clearing-System, also einer Rechnungsübermittlung an und von der italienischen Finanzverwaltung seit einigen Jahren gezeigt. So konnte dort bereits im Jahr der Einführung eine USt.-Lücke von € 2 Mrd. geschlossen werden.
Die eRechnung verändert die Art und Weise, wie Steuerpflichtige untereinander, mit ihren Kunden und der Finanzverwaltung interagieren. Eine obligatorische eRechnung mit einem einheitlichen Meldesystem meint die Generierung und Übermittlung jeder Rechnung über einen Server (zentral oder dezentral der Finanzverwaltung oder eine zertifizierte öffentliche Plattform) und ist eines der herausforderndsten Steuerthemen.
Der Deutsche Bundesrat hat der Einführung der eRechnung in Deutschland am 22. März 2024 als ein Element im sog. Wachstumschancengesetz zugestimmt.
Die Verabschiedung der eRechnungs-Einführung erfolgte mit angepassten längeren Übergangsregelungen, aber einem Starttermin der eRechnung ab 1. Januar 2025. Damit ist zu beachten, dass für zwischen dem 1. Januar 2025 und 31. Dezember 2027 ausgeführte Umsätze folgende Übergangsregelungen vorgesehen sind:
Marginalie – Jetzt umsetzen
Zum Januar 2025 wird ungeachtet der getroffenen Übergangsregelungen die Möglichkeit zur Entgegennahme einer eRechnung verpflichtend!
Die eRechnung ist ein digitales Rechnungsformat, das den manuellen Papierprozess ersetzt. Sie wird in strukturierter, maschinenlesbarer Form erstellt und versendet. Die eRechnung umfasst die Pflichtangaben einer Rechnung gemäß den heute gültigen rechtlichen Vorschriften.
In Deutschland sind die folgenden Formate zugelassen:
Im Schreiben des BMF vom 02.Oktober 2023 wurden die XRechnung und ZUGFeRD als die gesetzlichen Rahmen erfüllende Formate bestätigt.
Marginalie – Mythos PDF ist nicht gleich eRechnung
PDF ist ein bildhaftes Format, das die Anforderungen an eine strukturierte Rechnung und die dazu gehörende Norm NICHT erfüllt. Die Übermittlung von PDF-Rechnungen außerhalb der zeitlichen Übergangsregelung ist somit nicht zulässig!
Herausfordernd bei der Implementierung der XML basierten XRechnung ist insbesondere der Umstand, dass XRechnungen kein bildhaftes Format darstellen und für die Bearbeitung in buchhalterischen Prozessen, beispielsweise der Rechnungseingangsprüfung erst wieder in ein solches, für den Bearbeiter les- und prüfbares Format, umgewandelt werden müssen. Bei der Integration der XRechnung in bestehende Systeme müssen deshalb zu diesem Zweck frei verfügbare oder proprietäre -Programme, zum Beispiel KOSIT, eingebaut werden. Diese unterstützen die Formatwandlung. Ausgangseitig erzeugte XRechnungen müssen insofern als eine Paarbildung aus XML-Struktur und bildhaftem Format abgespeichert werden, um die Grundsätze der GoB nach Vollständigkeit auch weiterhin zu erfüllen.
Marginalie BITKOM Studie
In dem vom BITKOM herausgegebenen Digital Office Index 2024 wird beim Thema eRechnung ein Durchdringungsgrad von 59 % berichtet. Den dabei größten Anteil haben per EDI versandte Dokumente. Blickt man noch eine Ebene tiefer, stellt man fest, dass EDI nur ein Sammelbegriff für unterschiedlichste Formate, beispielsweise EDIFACT, ist. Nur 27 % der befragten Unternehmen nutzen das spezifisch deutsche ZUGFeRD Format und nur 5 % das XRechnungs-Format.
Überhaupt ist die Anzahl der zusätzlich zum Standard komplementären Rechnungs-Elemente problematisch, da viele Hersteller diese nicht oder nicht im vollen Umfang abbilden. Fehlende oder unzureichende eRechnungs-Lösungen können insofern nicht nur laufende Prozesse verlangsamen, sondern auch zu rechtlichen Problemen führen.
Effizienzgewinne: Der elektronische Rechnungsprozess automatisiert den gesamten Rechnungsversand und -empfang, reduziert manuelle Bearbeitung und verringert die Fehleranfälligkeit, was zu einer erheblich schnelleren Abwicklung führt.
Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Porto und manuellen Verarbeitungsprozessen sinken die Kosten für das Unternehmen signifikant. Auch die Arbeitszeitersparnis trägt zur Kostenreduktion bei.
Übersichtlichkeit/Transparenz: Dank der strukturierten Daten können Rechnungen einfacher nachverfolgt, geprüft und archiviert werden, was die interne Transparenz und die Kontrolle über finanzielle Prozesse verbessert.
Compliance: Die eRechnung stellt sicher, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen und Steuerpflichten, insbesondere im Rahmen der Umsatzsteuer, korrekt und fristgerecht erfüllen. Zusätzlich gewährleistet die eRechnung durch die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einen gesetzlich konformen Umgang mit personenbezogenen Daten.
Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und der damit verbundene geringere Ressourcenverbrauch tragen zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks und zu einer nachhaltigeren Geschäftspraxis bei.
fynbird ist eine flexible SaaS-Software zur Verwaltung von digitalen Rechnungs-Workflows im Unternehmen. Durch die Nutzung von fynbird werden wesentliche Elemente der vorbereitenden Buchhaltung, insbesondere die Zuordnung, Freigabe und Abwicklung von Zahlungen, abgedeckt. Der Unternehmensführung steht zudem über ein Dashboard ein tagesaktueller Überblick über die Liquidität zur Verfügung.
In einer eCommerce Umgebung genutzt, verfügt fynbird über eine Billing Bridge, die die Rechnungsübermittlung aus Shopsystemen managt und Datensätze vorbereitend speichert bis alle Informationen (inkl. Zahlungsinformationen von beispielsweise PayPal) vorliegen.
Eingangsrechnungen werden in einem flexibel konfigurierbaren Genehmigungsverfahren bis hin zur Bezahlung und Zuordnung von Bankbuchungen zu den entsprechenden Rechnungsdokumenten verarbeitet. Ausgangsrechnungen werden ebenfalls tagesaktuell mit Bankbuchungen abgeglichen und bei Bedarf an ein flexibel konfigurierbares Forderungsmanagement, auch externe Inkasso-Unternehmen, übergeben. Die notwendigen Schritte und Fristen sind bei beiden Workflows unternehmensspezifisch definierbar. Aus fynbird heraus erfolgt die Datenübergabe an Buchhaltungssysteme (ERP) oder externe Steuerberatungen.
Fynbird unterstützt die eRechnungs-Formate gemäß der Definition UNCEFACT/ UBL für eingehende oder ausgehende Rechnungen. In einer vorbereitenden Buchführung genutzt, wird über eine Einstellung am Stammdatum des Debitors/Kreditors das gewünschte Rechnungsformat festgelegt.
Im Zusammenwirken mit bestehenden Buchhaltungsprozessen (und Systemen) kann fynbird auf zwei unterschiedliche Weisen genutzt werden:
Für die Einbindung von fynbird per API stellen wir eine Dokumentation aller API-Endpunkte zur Verfügung. Diese umfasst sämtliche Funktionen, die auch im fynbird-Frontend verfügbar sind. Programmierer realisieren die API-Anbindung als (authentifizierte) REST-Schnittstelle, d. h. als Kommunikation über HTTPS-basierte Request/Response-Interaktionen. Sämtliche Daten aus API-Endpunkten von fynbird werden in einem JSON-Format bereitgestellt, das ebenfalls in der Dokumentation beschrieben wird. Für Tests während der Entwicklung steht in der Regel eine kundenseitige Testinstanz von fynbird zur Verfügung. brayn.io leistet bei Bedarf Unterstützung und Support bei der Umsetzung der kundenseitigen Integration.
In beiden Fällen profitiert der Nutzer von automatischen Updates in fynbird, um künftige gesetzliche Änderungen abzudecken.
Marginalie – Vorteile für Unternehmen die fynbird einsetzen
Durch die flexiblen Einsatzmöglichkeiten von fynbird wird keine Umstellung auf ein komplett neues ERP-Systeme nötig. Erprobte Prozesse können ohne Zeitverlust und mit überschaubaren Kosten beibehalten werden. Und die notwendige Rechtssicherheit in der Einhaltung der neuen Vorschriften wird einfach und schnell erreicht.
Winlocal ist einer der führenden Anbieter für regionales Online-Vertriebs-Marketing in Deutschland. Winlocals Produkte begünstigen die Verknüpfung der Optimierung von Online-Auftritten, Suchmaschinen-Optimierung, Online-Marketing und Empfehlungsmarketing. Für diese Leistungen stellt Winlocal 2.500 Rechnungen im Monat aus. Auf der Suche nach einem passenden Abrechnungs- und Buchhaltungssystem, welches dieses Rechnungsvolumen tragen kann, hat Winlocal fynbird ausgewählt. Winlocal hat die Umstellung auf die eRechnung im Oktober 2024 begonnen.
Jörg Klimroth, Leiter Finanzen und Controlling bei WinLocal: “Dank fynbird und der Flexibilität der Software, konnten wir bis zu 80 % effizienter in unseren Finanzprozessen werden. Das komplette Forderungsmanagement wurde automatisiert mit einem signifikant positiven Effekt auf die offenen Forderungen.”
Einfacher Implementierungsprozess: fynbird bietet eine API-gestützte technische Integration, die es Unternehmen ermöglicht die Lösung ohne umfassende Systemumstellungen zu nutzen. Die API erleichtert die Kommunikation mit ERP-Systemen und verschiedenen Funktionen, die den Import und die Validierung von eRechnungen unterstützen.
Support und Schulung: brayn.io stellt umfassenden Support und Schulungen zur Verfügung, um Unternehmen bei der Einführung und Nutzung der eRechnung zu unterstützen.
In diesem Zusammenhang spielt die Datensicherheit eine zentrale Rolle, um den Schutz sensibler Daten in der digitalen Übertragung zu gewährleisten. Die API stellt durch Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen sicher, dass alle Übertragungen den höchsten Standards an Datensicherheit entsprechen.
Die verpflichtende Einführung der eRechnung sowie das damit verbundene digitale Meldesystem werden die Digitalisierung in deutschen Unternehmen erheblich vorantreiben. Diese Maßnahmen schaffen nicht nur gesetzliche Klarheit und Einheitlichkeit im Rechnungswesen, sondern stellen auch einen wichtigen Schritt zur Standardisierung und Modernisierung von Finanzprozessen dar. Die verpflichtende Umsetzung bedeutet für Unternehmen jedoch, dass sie ihre internen Abläufe anpassen und auf digitale, automatisierte Systeme umstellen müssen. Das führt langfristig zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und zur Minimierung manueller Eingriffe, wodurch Fehler reduziert und Ressourcen gespart werden können.
fynbird bietet Unternehmen in diesem Transformationsprozess eine flexible und skalierbare Lösung, die es ermöglicht, die Anforderungen an die eRechnung effektiv zu erfüllen. Durch die Unterstützung von fynbird können Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Vorgaben nachkommen, sondern auch ihre Buchhaltungsprozesse zukunftssicher gestalten. Die Plattform erleichtert den schnellen Einstieg oder Umstieg und sorgt über die API-Anbindungsmöglichkeiten für eine reibungslose Integration in bestehende Systeme.
Unternehmen, die ihre Systeme bislang noch nicht auf die eRechnung vorbereitet haben, sollten die Gelegenheit nutzen, diesen Schritt jetzt anzugehen.
Mit fynbird als Partner sind Unternehmen gut gerüstet, um die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Buchhaltungsprozesse voranzutreiben und nachhaltig von den neuen regulatorischen Vorgaben zu profitieren.
Die API-Anbindung von fynbird ist darauf ausgelegt, die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme nahtlos und benutzerfreundlich zu gestalten. Folgende Punkte sind für die technische Umsetzung wichtig:
REST-API: Die API ist in REST (Representational State Transfer) implementiert, was eine standardisierte Kommunikation zwischen fynbird und den Buchhaltungs- bzw. ERP-Systemen gewährleistet. Dies ermöglicht einfache HTTP-Anfragen (GET, POST, PUT, DELETE), um Daten auszutauschen.
Modulare Struktur: Die API bietet eine modulare Architektur, die es Unternehmen erlaubt, nur die benötigten Funktionalitäten zu nutzen, z. B. Rechnungsimport, Validierung von eRechnungen oder die Erstellung und den Versand von Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format.
Automatisierte Workflows: Fynbird nutzt Webhooks, um automatisierte Benachrichtigungen und Reaktionen auszulösen, sobald bestimmte Aktionen im System erfolgen (z. B. Rechnungseingang oder Zahlungsabgleich). Das spart manuelle Arbeitsschritte und erhöht die Effizienz.
API-Dokumentation: Die API-Dokumentation ist umfassend und enthält detaillierte Anweisungen zur Implementierung, Test-Umgebungen sowie Best-Practice-Beispiele zur Integration. Dies erleichtert Entwicklern den Prozess erheblich.
Fynbird legt großen Wert auf die Sicherheit von Daten, insbesondere im Hinblick auf den sensiblen Umgang mit Finanz- und Rechnungsdaten. Hier sind einige zentrale Punkte:
Verschlüsselung: Alle Daten, die über die API übertragen werden, sind durch TLS/SSL-Verschlüsselung (Transport Layer Security) gesichert. Dies stellt sicher, dass sensible Daten während der Übertragung vor Abhören und Manipulation geschützt sind.
Datenspeicherung: Fynbird speichert Daten in sicheren Rechenzentren, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen, einschließlich ISO 27001 Zertifizierungen. Dabei werden alle Rechnungsdaten verschlüsselt abgelegt, um unautorisierten Zugriff zu verhindern.
Zugriffskontrolle: Das System verwendet mehrstufige Authentifizierungsmethoden und rollen-basierte Zugriffskontrollen (RBAC), um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Bereiche der Plattform zugreifen können.
Audit-Trails: Fynbird speichert detaillierte Protokolle aller Benutzeraktionen, um bei Bedarf eine lückenlose Nachverfolgung und Compliance-Berichte bereitzustellen. Diese Funktion erleichtert die Einhaltung der Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
DSGVO-Konformität: Fynbird erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), indem es sicherstellt, dass alle Kundendaten nach den gesetzlichen Vorschriften verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden.
Diese technischen Aspekte gewährleisten, dass die API-Anbindung von fynbird nicht nur leistungsfähig und flexibel ist, sondern auch den höchsten Anforderungen an die Sicherheit und den Datenschutz gerecht wird.
ERechnung: Eine elektronische Rechnung (ERechnung) ist ein digitales Rechnungsdokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Sie ersetzt den traditionellen Papierprozess und enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben, die für eine ordnungsgemäße Buchhaltung erforderlich sind. In Deutschland werden Formate wie XRechnung und ZUGFeRD verwendet.
Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen im Bereich der ERechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben, wie etwa den Anforderungen der Umsatzsteuer und den Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung, entsprechen.
XML-Format: Ein strukturiertes Datenformat, das verwendet wird, um Rechnungen in einer standardisierten und maschinenlesbaren Form darzustellen. Die XRechnung, das bevorzugte Format in Deutschland, basiert auf XML und ist speziell darauf ausgelegt, Informationen für die automatische Verarbeitung bereitzustellen.
XRechnung: Das in Deutschland bevorzugte Format für ERechnungen, das den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das die strukturierte Datenübermittlung ermöglicht und alle relevanten Informationen für die maschinelle Verarbeitung enthält.
ZUGFeRD: Ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung als auch eine PDF-Datei für die menschliche Lesbarkeit kombiniert. Es wird vor allem in Deutschland verwendet und erfüllt die Anforderungen für den ERechnungsversand.
Factur-X: Ähnlich wie ZUGFeRD kombiniert Factur-X eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung mit einer PDF-Datei für die Lesbarkeit. Es ist vor allem für den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr in Europa vorgesehen.
EDI (Electronic Data Interchange): Ein standardisiertes elektronisches Verfahren zum Austausch von Geschäftsdokumenten, wie Rechnungen, zwischen Unternehmen. Es ermöglicht eine automatisierte und effiziente Abwicklung von Geschäftstransaktionen ohne manuelle Eingriffe.
Wie können wir Ihnen in Ihrem Projekt helfen? Beschreiben Sie uns kurz, was Sie vorhaben.
